69 dager igjen

Nye Stavanger kommune

a a a

For å endre størrelse på tekst:

PC: Hold Ctrl-tasten nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Mac: Hold Cmd-tasten (Command) nede og trykk på "+" for å forstørre eller "-" for å forminske.

Regler for arkivering ved overgangen til ny kommune

Publisert 29. august 2019 av nyestavanger

Ved overgangen til ny kommune er det viktig at det ikke skjer en sammenblanding av arkivert materiale fra den gamle og den nye kommunen. Det skal aldri være tvil om dokumentenes opprinnelse og hvilken kommune, avdeling, eller saksbehandler som har skapt sakene og dokumentene i arkivet.

Det er derfor nødvendig at ferdigbehandlede saker, som ennå ikke er avsluttet, blir avsluttet før 31.12.2019. Det er virksomhetsleder eller systemansvarlig som må påse at dette blir gjort.

Mange gamle saker er ikke avsluttet i Public 360

Byarkivet har funnet svært mange åpne, eldre saker i Public 360, som ser ut til å være ferdig behandlet, men ikke er blitt avsluttet av saksbehandler.

– For at det ikke skal hope seg opp en mengde arbeid, ber vi alle begynne å gå gjennom sakene allerede nå, sier Kjetil Vagle i Stavanger byarkiv.

Mange innkommende dokumenter er ikke behandlet i det hele tatt, særlig gjelder dette innsynsbegjæringer. Det skal ikke være noen slike saker igjen i systemet den 31.12.2019.

Papirarkiver

For de som fortsatt bruker papirbaserte arkiver, gjelder samme tidsskillet. Eksempler på papirbaserte arkiver som må avsluttes er:

– Historiske saker og journaler avsluttes og avleveres byarkivet. For å kunne finne fram i dokumentasjonen senere  er det viktig at det ikke skjer en sammenblanding av arkiv fra den gamle og den nye kommunen, sier Vagle.

Bruk denne oppskriften for å avslutte arkivene:

Trenger du hjelp?

For spørsmål om arkivering i Public 360, kontakt brukerstøtten på telefon 51 50 82 30.
For spørsmål om ordning og avlevering av papirarkiv, kontakt seksjon for bevaring og formidling på tlf. 51 50 71 58 eller e-post: byarkivet@stavanger.kommune.no.

Foto. Papirarkiv

Ved overgangen til ny kommune er det viktig at det ikke skjer en sammenblanding av arkivert materiale fra den gamle og den nye kommunen. Derfor må gamle arkivsaker avsluttes før nyttår.